Slik sender du kvitteringer til regnskapsføreren digitalt

Mange bedriftseiere kjenner seg igjen: en plastpose full av kvitteringer som leveres til regnskapsføreren en gang i måneden, eller et kaos av WhatsApp-bilder, e-poster med vedlegg og PDF-er spredt over flere mapper. Dette er ineffektivt, feilutsatt og koster bade deg og regnskapsføreren unodvendig tid.

I denne artikkelen viser vi hvordan du kan digitalisere kvitteringshåndteringen og sende alt til regnskapsføreren på en strukturert og enkel måte.

Problemet med tradisjonell kvitteringshåndtering

Papirkvitteringer

Papirkvitteringer er den tradisjonelle metoden, men den er full av problemer:

• Kvitteringer falmer og blir uleselige (spesielt termisk papir)
• De går tapt, rynkes eller ødelegges
• Det er tidkrevende å sortere og levere fysisk
• Regnskapsføreren må taste alt manuelt

E-post og WhatsApp

Mange har gått over til å sende bilder av kvitteringer på e-post eller WhatsApp. Dette er bedre enn papir, men har fortsatt utfordringer:

• Bilder er ofte uskarpe eller avkuttet
• Ingen automatisk kategorisering eller MVA-informasjon
• Vanskelig å holde oversikt når kvitteringer kommer enkeltvis over tid
• Regnskapsføreren må fortsatt organisere alt manuelt
• Ingen trygg lagring -- bilder forsvinner i meldingshistorikken

Excel-ark

Noen lager Excel-ark med utgifter og legger ved kvitteringer som bilag. Dette er mer strukturert, men krever mye manuelt arbeid og er feilutsatt.

Den digitale løsningen

En dedikert kvitteringsapp løser alle disse problemene ved å kombinere skanning, kategorisering, lagring og eksport i ett verktoy. Her er hvordan det fungerer med Kvitteringsvenn:

Steg 1: Ta bilde av kvitteringen

Aapne Kvitteringsvenn-appen på mobilen og ta et bilde av kvitteringen. Appen bruker OCR (optisk tegngjenkjenning) og AI til å automatisk lese:

• Butikknavn og organisasjonsnummer
• Totalbeløp
• MVA-beløp og MVA-sats
• Dato

Du trenger ikke taste noe manuelt. Bare kontroller at informasjonen stemmer, og lagre.

Steg 2: Automatisk organisering

Kvitteringsvenn kategoriserer kvitteringen automatisk basert på butikk og innhold. Du kan også opprette egne kategorier som matcher bedriftens kontoplan. Alle kvitteringer lagres sikkert i skyen med kryptert tilkobling.

Steg 3: Eksporter til regnskapsprogrammet

Når det er tid for å sende kvitteringer til regnskapsføreren, eksporterer du fra Kvitteringsvenn:

• Direkte til Fiken, Tripletex eller Visma: Eksporter i det formatet regnskapsprogrammet ditt forventer.
• Som Excel eller CSV: For regnskapsførere som foretrekker råadata.
• Som PDF-rapport: En pen oversikt med bilder av kvitteringene, kategorisert og summert.
• SAFT-format: For revisjon og myndighetsinnsyn.

Steg 4: Send til regnskapsføreren

Del eksporten med regnskapsføreren via e-post eller direkte gjennom regnskapsprogrammet. Med Kvitteringsvenn kan du også gi regnskapsføreren tilgang til ditt selskap i appen, slik at de kan se kvitteringene direkte.

Fordeler for bedriftseieren

• Spar tid: Slutt på manuell sortering og inntasting. Skann og glem -- appen gjør resten.
• Få fradrag: Nar alle kvitteringer er på plass, går du ikke glipp av fradrag.
• Bedre oversikt: Se utgiftene dine i sanntid, sortert etter kategori, måned og MVA.
• Trygg lagring: Kvitteringer lagres i skyen og kan ikke gåtapt.
• Profesjonelt: Regnskapsføreren får strukturerte data i stedet for rotete bilder.

Fordeler for regnskapsføreren

• Strukturerte data: Kvitteringer kommer ferdig kategorisert med beløp, MVA og beskrivelse.
• Mindre manuelt arbeid: Ingen behov for å tyde uklare bilder eller taste fra papir.
• Riktig format: Data eksporteres i formatet regnskapsprogrammet forventer.
• Færre feil: Automatisk avlesning reduserer risikoen for tastefeil.
• Effektiv kommunikasjon: Alt er på ett sted, ikke spredt over e-post, WhatsApp og plastposer.

Tips for en smidig overgang

• Start i dag: Jo før du begynner, jo færre kvitteringer må du ta igjen. Begynn med å skanne alle nye kvitteringer.
• Avtal format med regnskapsføreren: Spør regnskapsføreren ditt foretrukne format (Fiken, Tripletex, Visma, Excel) og sett det opp i Kvitteringsvenn.
• Lag en rutine: Skann kvitteringer samme dag du mottar dem. Det tar 10 sekunder per kvittering.
• Bruk innsamlingslenker: Har du ansatte som legger ut? Opprett en innsamlingslenke så de kan sende inn kvitteringer direkte fra nettleseren.
• Månedlig eksport: Sett en påminnelse for å eksportere og sende til regnskapsføreren en gang i måneden.

Kom i gang med Kvitteringsvenn

Kvitteringsvenn er tilgjengelig på App Store, Google Play og som nettplattform på kvitteringsvenn.no. Prøv alle premium-funksjoner gratis i 14 dager, uten å oppgi kortinformasjon.

Gjør livet enklere for både deg og regnskapsføreren. Begynn med å digitalisere kvitteringene dine i dag.